"Die elektronische Personalakte löst am Standort Villingen-Schwenningen die traditionelle Personalakte in Papierform gänzlich ab."
Die Studienakademie Villingen-Schwenningen wurde vom Präsidium der DHBW damit beauftragt, die Personalverwaltung mittels elektronischer Personalakte in einem Pilotprojekt auf ihre Anwendbarkeit und Umsetzung zu testen und einzuführen. Desideria Zerbo begleitet das Projekt und ist mit der
Umsetzung betraut. „Die elektronische Personalakte löst am Standort Villingen-Schwenningen die traditionelle Personalakte in Papierform gänzlich ab. Dies geschieht ohne Informationsverlust, was bedeutet, dass die Unterlagen betreffend die Personalakte weiterhin mit dem identischen Informationsgehalt geführt werden können wie bisher; nur eben digital.“
Das Pilotprojekt läuft seit 2018. Zunächst hatte ausschließlich die DHBW am Standort Lörrach den Auftrag mit der Software »DIPSY« die Personalakten in elektronische Personalakten zu überführen. Mitte 2019 wurde das Projekt auf den Standort Villingen-Schwenningen erweitert und stark vorangetrieben. „Es war ein straffer Zeitplan, den wir verfolgt haben“, sagte Andreas Heidinger, Verwaltungsdirektor der DHBW Villingen-Schwenningen in einem Gespräch. „142 Personalakten sind digitalisiert worden; das ist zunächst ein immenser Aufwand, der sich allerdings in den kommenden Jahren hinsichtlich der Pflege, Archivierung und betreffend die natürlichen und personellen Ressourcen auszahlen wird.“
„Die elektronische Personalakte bearbeiten und pflegen wir“, so Frau Zerbo „mit der vom Landesamt für Besoldung bereitgestellten Software »DIPSY«. Sogenannte »Aktenknoten« unterteilen und strukturieren die Akte. Die Unterteilung bietet einen zügigen Zugriff, beispielsweise auf Aktenknoten wie »Arbeitszeitmodelle«, »Mutterschutz«, »Nebentätigkeit«, »Urlaub« u.v.m. Jede Information, die aufgenommen wird, wird innerhalb des betreffenden Aktenknotens zudem weiter dem richtigen »Dokumententyp«, »Stichwort«, »Dokument« zugewiesen, sodass die rasche Bereitstellung von Informationen – beispielsweise eines gesuchten Dokuments – sowie die präzise Zuweisung neuer Informationen innerhalb der Akte effizient durchgeführt werden kann. Das Programm unterstützt uns auch bei der Umsetzung der Datenschutzrichtlinien. So werden beispielsweise Inhalte unter Einhaltung spezifischer Löschfristen, denen diese unterliegen, automatisch gelöscht.“
Erfolgreiche Einführung der Software BEE zur elektronischen Übermittlung der Abrechnungen von Lehraufträgen
Seit August 2019 ist die Software »BEE« aktiv, mit der es nun möglich ist, Abrechnungen von Lehraufträgen, Prüfungsvergütungen sowie Klausuraufsichten elektronisch ans Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zu übermitteln. Damit entfällt der bisherige Medienbruch über Formulare, die ausgedruckt, unterschrieben, gesiegelt, verschickt und beim LBV wieder elektronisch eingelesen werden mussten. Fehlerquellen werden reduziert und der Auszahlungsvorgang ist beschleunigt. Und: Abrechnungen, die bisher nur bis in die letzte Novemberwoche gebucht werden konnten, sind nun noch bis Anfang der zweiten Dezemberwoche ausbezahlt worden.
Die Studienakademie Villingen-Schwenningen war als Pilot seit August 2019 dabei. Die Bearbeiterinnen, Yvonne Spallek und Birgit Simon, haben gemeinsam mit Jens Krüger vom Corporate IT Service Center (CIS) einige Prozessoptimierungen vornehmen können, bevor im September die nächsten Studienakademien einstiegen. „Wir freuen uns sehr, dass nach den vielen Jahren, in denen ein solches System gewünscht und vorbereitet wurde, es nun nach relativ kurzem Vorlauf im CIS so gut funktioniert hat“, so Frau Simon.
Zum Hintergrund: »Projekt Z«
Im Zuge des »Projekt Z« der DHBW hatte das Präsidium einen »Zukunftsfonds für integrative Umsetzungskonzepte und -ideen« bereitgestellt. Die Projektgruppe »Kern- und Service-Funktionen Haushalt und Finanzen« stellte einen Antrag für ein automatisiertes Abrechnungstool der zahlreichen Lehrvergütungen an den Standorten.
Das Projekt verfolgte das Teilziel »Schnittstelle« zwischen dem Campusmanagementsystem DUALIS und der Personalverwaltungssoftware beim Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zu lösen. Erklärtes Ziel war es, einen Teil des Prozesses durch eine technische Softwarelösung elektronisch zu bearbeiten. Ein schwindender Ressourcenverbrauch (Druck- und Personalkosten) bei der internen Bearbeitung der Lehrvergütungsabrechnungen sowie eine deutlich verkürzte Bearbeitungszeit mit dem Resultat der beschleunigten Auszahlung der Lehrvergütung wurden forciert. Ermöglicht werden sollte dies durch die direkte Weitergabe der Daten aus DUALIS an das LBV. Während der Projektentwicklung stand die DHBW Villingen-Schwenningen als Ansprechpartnerin zur Verfügung. So lag es nahe, dass sie sich als Pilot-Userin bereit erklärte, die Umsetzung ab 1. August 2019 weiter mitzugestalten und das neue System einführte.
Standortübergreifend wird die Software voraussichtlich im Jahr 2020 an allen Studienakademien eingeführt sein.
"Eine Vorlesung ist vor allem dann gut, wenn eine interessante Interaktion mit den Studierenden stattfindet."
Redaktion: Lieber Herr Prof. Dr. Hudetzka, herzlichen willkommen an der DHBW Villingen-Schwenningen. Seit dem 1. November 2019 sind Sie an der DHBW Villingen-Schwenningen Professor für BWL – insbesondere Personalmanagement. Habe Sie sich an der Fakultät Wirtschaft gut eingefunden?
Michael Hudetzka: Zunächst einmal herzlichen Dank für Ihre freundliche Begrüßung! Als ich für das Bewerbungsgespräch und die Probevorlesung in Villingen-Schwenningen war, habe ich bereits einen sehr guten Eindruck vom Campus, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Studierenden erhalten. Nun freue ich mich sehr, Teil der DHBW Villingen-Schwenningen zu sein. Die Kolleginnen und Kollegen, aber auch die Studierenden haben mir vom ersten Tag an einen sehr angenehmen Start ermöglicht. Dafür bin ich allen sehr dankbar.
Ein Wechsel an die Hochschule ist mit vielen neuen und spannenden Eindrücken verbunden. Nicht nur das fachliche, auch das kollegiale und nicht zuletzt das lokale Umfeld haben sich geändert. Die ersten Tage habe ich vor allem damit verbracht, die neuen Aufgaben und Strukturen sowie das Kollegium kennenzulernen.
Redaktion: Welche Veranstaltungen dürfen Studierende der DHBW Villingen-Schwenningen bei Ihnen dieses Jahr hören?
Michael Hudetzka: Bisher sind Vorlesungen in der Allgemeinen Betriebswirtschaftslehre geplant sowie Veranstaltungen zur Mitarbeiterführung, Personalwirtschaft, Organisation und Projektmanagement und in International Human Resources.
Redaktion: Und auf welche freuen Sie sich am meisten?
Michael Hudetzka: Prinzipiell freue ich mich auf jede dieser Vorlesungen. Für mich ist eine Vorlesung vor allem dann richtig gut, wenn eine interessante Interaktion mit den Studierenden stattfindet. Ein Aspekt der mir wichtig ist und den ich in Veranstaltungen aufgreifen möchte, ist der personalwirtschaftliche Blick, vor allem die Führung und Motivation von Mitarbeitenden innerhalb einer Organisation.
Redaktion: Wie kommt es dazu?
Michael Hudetzka: Während meiner akademischen Laufbahn galt mein Interesse insbesondere dem personalwirtschaftlichen und organisationalen Bereich. Die gesammelten Erkenntnisse wendete ich später in der Praxis an, als ich für einen großen Energiekonzern vor allem im strategischen Projektmanagement und zuletzt in der Transformation und Digitalisierung von organisationalen Einheiten und Aufgaben tätig war. Ich denke, hier konnte ich meine Erfahrungen komplimentieren, die nun eine fundierte Grundlage für die genannten Veranstaltungen bieten.
Redaktion: Sicherlich sind Sie gerade zu Beginn noch mehr eingespannt und beschäftigt als normalerweise; haben Sie neben der Hochschule noch Zeit für Hobbies?
Michael Hudetzka: Derzeit fokussiere ich mich natürlich sehr stark auf die Einarbeitung an der Hochschule und auf die Vorbereitung der Vorlesungen. Dennoch versuche ich, auch weiterhin meinen Jogging-Rhythmus beizubehalten. Zudem habe ich in diesem Jahr 
mit Wandern begonnen. Ich hoffe, dass ich dies in dieser schönen Gegend hier fortsetzen werde.
Redaktion: Vielen Dank für das Gespräch und weiterhin einen guten Start an der DHBW Villingen-Schwenningen.